オンラインセミナーの準備・環境設営にお困りなら日庄へ

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新商品の発表を予定しているある企業の課長と担当者の会話

オンラインセミナーを開催することに

●田中「次の新商品の発表会に、遠方のお客様にも、気軽に参加してもらいたい考えています。山﨑さんはどう考えていますか?」

 

■山崎「その通りだと思います。これまでも遠方から参加いただくお客様にはご負担をおかけしていましたが、今は新型コロナウイルスのこともあって、ますますご負担を感じられるかもしれませんね。」

 

●田中「まったくその通り。多くのお客様に当社の商品を知ってもらいたいですが、これまでと同じように会場を用意して、お客様に『お越しください』だけではだめだと思いませんか。」

 

■山崎「新型コロナウイルス感染症が広まってから、オンライン形式の発表会やセミナーが増えています。次回の発表会では、当社でもオンライン形式と会場での同時開催の発表会を考えてみたいと思います。」

 

●田中「ありがとう。オンライン形式で開催できるように検討してください。最初が肝心ですから、失敗のないように入念に準備してください。」

 

■山崎「はい!わかりました。」

 

●田中「ところで、社員同士のオンライン会議であればよく開かれていますが、会議中に音声が聞き取り辛かったり途切れたりすることがありますね。」

 

■山崎「(確かに・・・)」

 

●田中「社内の会議であっても聞き辛いのだから、ましてやお客様との発表会で、そのようなことは避けたいですね。」

 

■山崎「その点も含めて、調査してみます。」

 

●田中「しっかり開催できるように、できるだけの準備をしておきたい。オンライン形式で開催するために必要なものがあれば、遠慮なく言ってください。」

 

■山崎「はい、ありがとうございます。(これは、当初想像していたよりも大きな仕事になるかもしれないなぁ。)」

会場とオンライン形式での発表会(セミナー)を同時開催するために検討すべきことは?

 

山崎「さて、オンライン形式で会場と同時開催することになったけど、そのために必要なことを洗い出してみましょう。」

1

会場選びのポイント

2

イベント会場で使用する機材

3

配信サービスについて

4

イベント開催日当日のサポート体制

会場選びのポイント

安定した回線が利用出来ること。
なぜなら、オンラインで映像を配信するため、会場のインターネット回線が切れることは絶対に許されないからです。

そこで安定してインターネット回線を確保するために、会場に引き込まれている回線速度や
無線LANの電波などが干渉してインターネット速度を低下させていないかしっかりと情報を整理して会場を選ぶ必要があります。

また、会場内にて商品発表するにあたり照明や電源もとても重要です。
オンライン発表会では、様々な機材が使用されます。
電力量が使用する機材を使用しても問題ないのか、
確認項目は他にもまだまだあります。

弊社では、それらの確認項目に加えてお客様の要望をヒアリングさせていただきながら
要件にあった最適な会場を選定致します。

面倒な会場選びは全て弊社にお任せください。

 

 

イベント会場で使用する機材

 

イベント会場で使用する機材には、プロジェクタやスクリーンが必要だと考えます。
なぜなら、会場に参加された方々がどこに居ても、新商品の映像や登壇者を視聴していただけるためです。

プロジェクタの選定ポイントは、映像がクリアに見えることです。
その理由は、ステージから遠い位置で視聴しても商品がはっきりと見えることが重要だからです。

スクリーンに映像をクリアに映すために重要な要素が、ルーメン(光源が発する光の数値)です。
スクリーンの大きさや会場の明るさによって、最適なルーメン数は異なります。
従って、お使いになる会場に合わせた機材を準備する必要があります。

使用する機材は、まだまだ他にもたくさんあります。
弊社では、お客様のお使いになる会場やご要望に合わせて、最適な機材をご用意いたします。

 

 

配信サービスについて

会場ライブ配信サービスもご用意致します。

配信サービスとはインターネットを通じてパソコンやスマートフォンなどのデバイスから動画を視聴できるサービスをご用意しています。

新商品発表会が、いつでもどこでも好きなタイミング動画を見られます。

オンライン配信と同時配信は、イベント終了後に新商品発表会の動画を視聴出来るように致します。

オンライン配信は、イベントの映像をアーカイブ化してインターネットを介して視聴出来るようにします。
同時配信は、当日の会場の映像をリアルタイムで配信致します。

視聴用URLは、イベント申込み者に対してメールにて配信致します。

 

 

イベント開催日当日のサポート体制

会場内のトラブルについてしっかりとサポート致します。
突発的なトラブルには、会場内にフィールドエンジニアを常駐致します。

イベント会場の広さやご予算に合わせた人数を配置致します。

ネットワークトラブル対応については、専属のエンジニアを常駐させます。
なぜなら、オンラインイベントでのネットワーク回線を止めることが許されないからです。
回線停止を絶対に起こさないためにも、当日のネットワーク回線運用はとても重要だからです。

 

 

●田中「今回の参加規模は50名が入れる会場を用意する予定なんだ」

■山崎「50名ですね、結婚式場などのホールでも良いでしょう。また、軽食を用意することも可能なのでイベント終了後の立食パーティも可能ですよ。」

●田中「会場では、大型スクリーンに映し出して登壇者を投影させて開催したいんだ、だからマイクやカメラも必要だ。ただコロナウィルス感染の影響もあるから、会場に来られない方のためにオンライン形式も用意したいと思っている。」

■山崎「もちろん、登壇者のマイクや映像はカメラをとおして大型スクリーンはプロジェクタを用意して投影させて、オンライン形式は「Zoom」と「Teams」ライセンスを用意して遠隔地の方からはこのサービスを用意しておきます。回線が今回の発表会の生命線となるので、インターネット回線は専用線を単発で契約し、万が一のためにバックアップ回線も会場で使用出来るようにネットワークを構築します。」

●田中「あと、当日参加できなかった方には発表会の様子をどこかで見れるようにしたいんだ。」

■山崎「アーカイブ映像ですね。皆さんが使いなれたYoutubeなどを使用して一定期間閲覧出来る用に準備します。もちろんYoutubeの検索にはヒットしないのでセキュリティは担保できます。」

●田中「当日トラブル、参加者がWi-Fiに接続出来ないトラブルがあった場合はどうすればいい?」

■山崎「現地にユーザーサポートとして数名会場に配置して、問題発生後すぐに対応します。また、インターネット回線(専用線)のトラブル対応のためにネットワークエンジニアも現地に派遣する致します。」

 

 

 

インターネット環境構築、運用はオンラインイベントの生命線です。
弊社では数多くの会場で、構築から運用のサポートを行った実績があります。

ご担当者様のインフラ構築作業負担を、軽減することをお約束致します。

 

●ネットワーク系の知識が少ないから専門家に相談したい。

●イベント会場の途切れることのないネット回線(インフラ構築)をしたい。

 

 

 日庄が選ばれる理由

 ●全国各地で多数オンラインイベント開催実績

 ●経験豊富なネットワーク構築運用実績

 ●フロア配線工事から、イベント会場の電気工事も対応可能

 ●オンライン会議(Zoom)を活用したイベント運用実績

 ●会場セッティング(PCやデスク等備品の用意)もサポート

 ●当日も現地で迅速なトラブル対応

 

ご相談フォームはこちらからクリックしてください

 

当社(株式会社日庄)にイベント運営を依頼するメリット

・準備の時間と手間が削減できる

・構築運用経験が豊富なので準備がスムーズにできる

・当日のトラブル対応も経験豊富な人材が対応するので迅速に問題解決できる

 

ネットワーク構築完了までの流れ